Wrijving in je project geeft glans – maar zo voelt dat niet altijd…

Integraal Projectmanagement (IPM) is een werkwijze van samenwerken om complexe projecten integraal aan te pakken en  tot een goed einde te brengen.  IPM is een samenwerkingsmodel dat de gezonde spanningen tussen rolperspectieven benut om tot een beter projectresultaat te komen. Reflecterend op de programma’s van IPM die we onder andere in het kader van het Hoog Water Bescherming Programma (HWBP) uitvoeren,  zien we vanuit Tornak  een aantal lessen terugkomen:

Tip 1: Stem verantwoordelijkheden continu af .

Bij  IPM wordt gekozen voor een samenwerkingsvorm waarbij de verschillende belangen vertegenwoordigd zijn in zogenaamde IPM rollen: Project Manager (PM), Manager Project Beheersing (MPB), Omgevingsmanager (OM), Contract Manager (CM) en Technisch Manager (TM).

In een projectteam is het essentieel om de taken en verantwoordelijkheden vanuit de verschillende rollen helder en duidelijk te benoemen en te beleggen.

Tip2:  Heb aandacht voor de onderstroom.

Tijdens de simulaties in de trainingen viel op dat er veel en vaak over de inhoud gecommuniceerd wordt, maar dat er relatief weinig aandacht wordt besteed aan het proces ‘onder water’. Die onderstroom is echter van grote invloed op de interactie. In projectteams gaat het uiteindelijk veel over de onderlinge relaties: men vindt daar wat van en dit roept (vanuit de verschillen in drijfveren en belangen) vanzelfsprekend ook emoties op.

Tip 3: Benut de verschillen en kies een goede onderhandelingsstijl om effectief om te gaan met verschillende belangen.

Een valkuil van een IPM team kan zijn dat de belangen vanuit de ene rolhouder recht tegenover de belangen van de andere rolhouder komen te staan. Vooral de OM, TM en CM hebben verschillende belangen in een project en  moeten juist met elkaar het conflict als het ware op zoeken. Het blijkt in de praktijk best lastig om de belangen zo in te brengen dat dit resulteert in een integrale aanpak. Dit hangt vooral samen met de onderhandelingsvaardigheden van een IPM team. Gaan de IPM rolhouders voor de win-win mentaliteit of zoeken ze een compromis. Of minder effectief:  kiezen ze voor de meegaande stijl, het terugtrekken, forceren of ontlopen. In het licht van het gezamenlijke resultaat, is het van groot belang om vanuit een gelijkwaardige positie te communiceren over de belangen waar het IPM team voor staat.

Tip 4: Maak wederzijdse verwachtingen bespreekbaar.

Tijdens de driedaagse IPM- training krijgen deelnemers de gelegenheid om enerzijds de eigen beïnvloedingsstijlen te onderzoeken en anderzijds kennis te maken met de  5 niveaus die teamversterkend kunnen zijn of teamfrustrerend  (conflicthantering en piramide van Lencioni).

Elke samenwerking valt of staat met vertrouwen in elkaar. Bijna altijd is vertrouwen terug te brengen tot communicatie. Communiceren vanuit onthullen, je kwetsbaar durven opstellen, en open en eerlijk aangeven waar je tegenaan loopt in relatie tot elkaar. Het bespreekbaar maken van deze verwachtingen over de uit te voeren taken en de invulling van een ieders rol zou daarmee een vast agenda punt moeten zijn op de agenda van elk IPM project team. Voor het goed functioneren van een IPM team is  vertrouwen tevens een belangrijke factor om ook als team niet uitgespeeld te worden door elkaars stakeholders.

Tip 5: Organiseer en bespreek wrijving.

Confrontaties uit de weg gaan werkt dus frustrerend maar een confrontatie niet goed aangaan ook. Naast de 4 tips die genoemd zijn is het organiseren van wrijving van wezenlijk belang. Een vast onderdeel op de agenda behoort dan ook de reflectie te zijn op vooraf vastgestelde teamspelregels. Hoe gaan we met elkaar om? Hoe ervaart ieder bepaald gedrag binnen de samenwerking? Op welke manier spreken de teamleden elkaar aan? Het bespreekbaar kunnen maken van  waar het schuurt tussen belangen, stakeholders en teamleden, valt of staat bij de conflictvaardigheid van de Project Manager. Juist deze IPM rolhouder moet uitermate goed in staat zijn om de teamdynamiek aan te voelen. Gevoel hebben voor wat er leeft  onder de waterlijn. Op een feitelijke en open manier kunnen delen wat  ervaren en ondervonden wordt.

Een praktijkvoorbeeld: “Een CM wordt deels aangestuurd door zijn lijnmanager en valt voor projecttaken onder de  PM. De CM is een kei in zijn vak, maar is een onafhankelijk denker en vaart in het projectteam teveel zijn eigen koers. De PM ondervindt daar  last van tijdens het project:  hij kan de CM moeilijk aansturen, daar deze zijn  prioriteiten niet altijd bij het projectteam legt. Als de  PM de CM niet aanspreekt, krijgen  de teamleden (onbewust) een vrijbrief om zich ook zo te mogen gedragen. Mogelijk dat andere teamleden er iets van vinden maar  hun mond houden zolang de PM er niets van zegt. Het gaat er in deze situatie dus om het gedrag van de CM  bespreekbaar te maken. IPM is een samenwerkingsmodel dat haar vruchten afwerpt als er ook werkelijk samengewerkt wordt. Kies dus voor wrijving waardoor het team gaat glanzen!”

Marjoleine Jansen  is werkzaam bij  Tornak als individueel, team- en organisatiecoach. Zij houdt zich vooral bezig met (cultuur)verandertrajecten waarbij er veel aandacht is voor communicatie en gedrag. Daarnaast begeleidt zij projectteams om snel tot een succesvol samenwerkingsresultaat te komen.