De sleutel tot projectsucces: Een constructieve relatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer

In het denken over hoe we projecten succesvol kunnen laten verlopen krijgt de rol van de opdrachtgever (OG) in toenemende mate aandacht en dan met name in de relatie met de opdrachtnemer (ON). Die relatie moet het goed geolied scharnierpunt zijn waar het project om draait. Als dat soepel loopt is er voor ieder probleem een oplossing. Dat wil niet zeggen dat ze fricties met de mantel der liefde bedekken, integendeel: opdrachtgever en zijn counterpart maken het elkaar liefdevol lastig, jagen elkaar op om voor het project het beste er uit halen.

Opdrachtgever en opdrachtnemer willen hetzelfde, namelijk een goedlopend project en hebben daarin verschillende verantwoordelijkheden. De  opdrachtgever definieert de inhoud van het project, stelt de business case op, zorgt voor resources, neemt tijdig beslissingen, is ambassadeur van het project, houdt het politiek uit de wind en coacht de opdrachtnemer waar nodig. De opdrachtnemer maakt het projectcontract, voert het uit, monitort de voortgang, meldt afwijkingen, stuurt bij en zorgt voor een tevreden klant, gebruikers en enthousiaste teamleden.

Dit zijn de formele verantwoordelijkheden, de kers op de taart is hoe de twee partijen samen optrekken. Wat kan je er aan doen om de chemie in het huwelijk tussen OG en ON te bevorderen ?

De rol van een projectcoach

Een projectcoach begeleidt in het ontwikkelen van een productieve relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Hij zorgt ervoor dat opdrachtgever en opdrachtnemer en hun kernteams samen door een deur kunnen, het goed hebben met elkaar. Vanaf het moment dat het huwelijk gesloten wordt loopt een projectcoach mee en helpt beide partners om vooraf de samenwerking te bevorderen.

In onze rol als projectcoach komen we projecten in drie verschillende varianten tegen. Projecten in lijnorganisaties, matrixorganisaties en projecten tussen organisaties. Iedere vorm vraagt zijn eigen aanpak om een goed geolied scharnierpunt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te maken.

Lijnorganisatie

In lijnorganisaties komen projecten er altijd bij, het is geen core business. Er doet zich een probleem/vraagstuk voor dat lastig is, een project is dan een oplossing. De probleemeigenaar zoekt een projectleider die ja zegt en aan de gang gaat. De opdrachtgever gaat weer verder met de core business. Het risico hierbij is dat de opdrachtgever vervolgens geen tijd heeft en niet benaderbaar is voor de opdrachtnemer. Deze werkwijze veroorzaakt verwaarloosde projecten die vooral geld, energieverlies en uitgebluste projectleiders opleveren.

Als projectcoach werken we in zo’n geval aan een buy-in van de opdrachtgever;

– neemt hij zichtbaar zijn verantwoordelijkheid ?

– is hij betrokken en aanwezig ?

– zorgt hij voor de capaciteit die de projectleider in staat stelt het resultaat te kunnen leveren?

Het instellen van een projectboard die overzicht houdt wie aan welke projecten werkt in een lijnorganisatie helpt bij het capaciteitsvraagstuk wat altijd speelt maar regelt niet de betrokkenheid van een opdrachtgever. Dit vraagt indringende gesprekken tussen OG en ON “Wat gaan we doen en hoe gaan we het doen” ? Een projectcoach steunt daarbij de beoogd projectleider zich assertief op te stellen om de gelijkwaardigheid tussen OG en ON te bereiken die nodig is om het geolied scharnierpunt te bereiken. In lijnorganisaties is die gelijkwaardigheid lastig omdat de context hiërarchisch is.

Matrixorganisatie

In matrixorganisaties kent men het projectenspel in het algemeen beter en zit de spanning vooral tussen lijn en project; als projectcoach is dat onze eerste focus. Voor de start up organiseren wij een driehoeksgesprek tussen de interne opdrachtgever, de beoogd projectleider en de capaciteitsmanager. Opdrachtgever en opdrachtnemer gaan samen shoppen bij de capaciteitsmanager om de beste resources te regelen. We maken zo van de nood een deugd,  de “gezamenlijke vijand” creëert een basis voor een mooie samenwerking tussen OG en ON. De mentaliteit van Best for Project zijn we hier meteen aan het beoefenen, onze functie is om het gesprek voorbij de spread sheet te brengen.

Projecten tussen organisaties

Tot nu toe ging het over Back to Back projecten, één opdrachtgever met één opdrachtnemer. Ingewikkelder is het om samenwerking te bewerkstellingen bij projecten tussen organisaties. We doen dit veel bij de bouw en infraprojecten, waar sprake is van een opdrachtgevend- en een opdrachtnemend systeem. De verschillende systemen spreken een andere taal en hebben ieder een eigen cultuur waardoor onbegrip en conflicten sneller op de loer liggen. Ook hier is samenwerking key, alleen is het aantal actoren groter en is het daarmee voor de projectcoach complexer en interessant.

Wij bevorderen hier dat de systemen elkaars belangen kennen, snappen hoe de wereld achter de actoren in elkaar steekt, zowel op persoonlijk als organisatieniveau. We laten hen een bovenliggende doelstelling formuleren die beide partijen bindt en formuleren gedeelde waarden van beide systemen en werkspelregels.

Hoe groot en complex het project ook is: een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer voorkomt energieverlies, frustratie en faalkosten. Dit verhoogt het werkplezier, iedere cent die je vooraf investeert in de samenwerking, verdien je terug!

 

Gulian van Maanen

Mei 2017

 

Cohezy

Tornakkers Pim Verheijen en René Rol maken samen met Gulian van Maanen en Cécile Claessen deel uit van het bestuur van de stichting Cohezy. Stichting Cohezy helpt projectdirecteuren en hun teams om zo goed mogelijk samen te werken met hun counterparts om op die manier de faalkosten in projecten significant omlaag te brengen. We helpen een houding te ontwikkelen die er voor zorgt dat iedereen het beste voor het project wil.

 

Geïnteresseerd ?

Bel met Pim Verheijen  (06 53 77 14 54) of Gulian van Maanen ( 06 100 19 500) of kijk op www.cohezy.nl

 

 

 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *